Comment rédiger un mail de présentation pour un nouvel employé en anglais
Lorsque vous rédigez un mail de présentation pour un nouvel employé en anglais, vous devez tout d’abord reconnaître le niveau de formalité nécessaire pour vous présenter à vos nouveaux collègues, clients ou supérieurs.
Nous avons généralement quatre niveaux de formalité en anglais ;
Formel – le ton que nous utilisons pour les entretiens d’embauche, mais aussi pour les clients de certaines entreprises ayant une culture formelle. Si vous portez un costume-cravate, vous utiliserez probablement ce ton avec vos clients et la plupart des collègues.
Respectueux – c’est le niveau inférieur du formel, mais toujours très poli. Vous utilisez le ton respectueux, mais omettez certaines des phrases que vous avez l’habitude d’utiliser dans la situation formelle. Ceci est souvent utilisé pour les clients d’entreprises avec une culture moins formelle.
Convivial – c’est terre-à-terre et accessible. Vous êtes poli et évitez les commentaires trop informels. Vous êtes sympathique, sans être trop personnel. Vous pouvez utiliser ce ton si vous travaillez dans un bar ou un restaurant décontracté, ou si vous connaissez bien vos collègues.
Informel – c’est le ton de vos amis et collègues que vous connaissez très bien. C’est aussi le ton que vous utiliseriez en dehors du travail. Il ne faut pas vraiment utiliser ce ton avec les clients ou les managers.
Au moment de décider quel ton utiliser, cela dépendra évidemment beaucoup de la culture, mais nous changerons de ton en fonction du destinataire de notre e-mail. En règle générale, vous devez suivre ces règles ;
| Destinataire de l’e-mail | Tonalité |
| Chef | Formel |
| Clients | Formel/respectueux |
| Collègues | Respectueux/convivial |
| Subordonnés | Respectueux/convivial |
Comment être formel
Si vous voulez être plus formel et respectueux, vous devez donc utiliser le bon langage. Si nous écrivons un e-mail formel, nous utiliserons davantage de vocabulaire d’origine latine et française, par opposition aux verbes à particule.
Nous utiliserions une structure de phrase complète, alors que pour un e-mail informel, nous pouvons supprimer les pronoms personnels ou les verbes auxiliaires. Jetez un oeil à cet exemple ;
| Structure de phrase formelle | Structure de phrase informelle |
| Have you ever met Mr Smith in the sales department? | Ever met John in sales? |
Pour apprendre plus sur la structure de phrase formelle, lisez cet article.
Il existe également des alternatives formelles/informelles pour les conjonctions et certains noms et verbes. Jetez un œil à cette liste ;
| Formel | Informel |
| Assistance | Help |
| Due to | Because of |
| In the near future | Soon |
| Further | More |
| To inform | To tell |
| Information | Facts |
| To receive | To get |
| Occupation | Job |
| To possess | To have |
| To provide | To give |
| To request | To ask for |
| Requirements | Needs |
| However | But |
| In addition | Also |
| Therefore | So |
| I look forward to meeting you next week | See you next week |
| I would be grateful if you could … | Please … |
| It is necessary for me to … | I need to … |
| I was wondering if you could … ? | Could you … ? |
Comment décrire vos responsabilités
Enfin, lors de la rédaction d’un mail de présentation pour un nouvel employé en anglais, nous utilisons de nombreux verbes qui peuvent être utilisés pour décrire vos responsabilités. Jetez un œil à ce tableau pour voir si vous pouvez appliquer ces verbes à votre travail ;
| To head (a department) | Diriger (un département)
|
| To report to someone | Signaler à quelqu’un
|
| To look after | S’occuper de
|
| To deal with | S’occuper de
|
| To liaise with | Assurer la liaison avec |
| To listen to | Écouter
|
| To handle | Gérer
|
| To work on (a project) | Travailler |
| To carry out | Réaliser
|
| To be involved in | Être impliqué dans |
Quelques exemples d’un mail de présentation pour un nouvel employé en anglais
Maintenant que nous avons étudié la formalité et la langue utilisée dans chaque situation, jetons un coup d’œil à quelques exemples pour voir la langue dans son contexte.
Les trois courriels suivants sont un courrier de présentation pour un nouvel employé en anglais. Voyez si vous pouvez deviner qui peut être le destinataire de chaque e-mail et quelle est la culture d’entreprise dans cette entreprise en particulier ;
Ce serait un e-mail à un collègue. C’est convivial mais toujours respectueux. La culture d’entreprise de cette entreprise ne semble pas trop formelle.
Il s’agit d’un e-mail pour un client, l’écrivain est un gestionnaire de compte et prend le premier contact. Remarquez à quel point le ton est plus formel que le premier e-mail, mais étant donné la culture d’entreprise informelle ici, il n’est toujours pas au niveau très formel.
Il s’agit d’une personne dans le même poste, quelqu’un qui débute dans l’entreprise. Étant donné que l’écrivain et le destinataire sont dans la même situation, une approche beaucoup plus décontractée est adoptée.
Si vous souhaitez améliorer vos compétences rédactionnelles, jetez un œil à nos cours d’emailing en anglais
