Les phrases clés pour répondre à un client mécontent par mail en anglais
C’est toujours difficile quand on doit répondre à un client mécontent par mail en anglais. Il s’agit cependant d’une partie essentielle du travail et d’un aspect clé de la gestion d’une entreprise prospère. Que vous travailliez dans le service client ou que vous soyez propriétaire d’entreprise, vous devrez avoir les bonnes phrases et le bon ton pour résoudre la situation.
Les expressions clés
Voyons d’abord quelques phrases clés pour répondre à un client mécontent par mail en anglais. Voici une liste de phrases définies que vous pouvez utiliser dans votre prochain e-mail ;
| ANGLAIS | FRANCAIS |
| Please accept my sincere apologies | Veuillez accepter mes sincères excuses
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| We’re having a temporary issue with our …. | Nous avons un problème temporaire avec notre….
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| We’re doing everything we can to sort things out. I’m sure it won’t take long. | On fait tout pour résoudre le problème. Je suis sûr que cela ne prendra pas longtemps.
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| Can you leave it with for a day or two? I need to see what’s going on. | Pouvez-vous le laisser un jour ou deux ? J’ai besoin de voir ce qui se passe.
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| I’ll look into the matter right now and get back to you asap. | Je vais étudier la question tout de suite et je reviens vers vous dès que possible.
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| Of course, I will send you a replacement immediately | Bien sûr, je vous enverrai un remplacement immédiatement
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| We are sending you a small gift as a gesture of goodwill | Nous vous envoyons un petit cadeau en geste de bonne volonté
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| I can assure you that this will not happen again | Je peux vous assurer que cela ne se reproduira plus
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| I apologize again for any inconvenience this has caused | Je m’excuse encore pour tout inconvénient que cela a causé
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| If you have any further questions, do not hesitate to contact me | Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à me contacte
|
Toutes ces phrases ont le bon ton, elles sont formelles sans exagérer, ce qui est très important si vous cherchez à améliorer votre anglais professionnel.
Dans la section suivante, nous examinerons le langage formel et informel que vous pouvez utiliser en fonction du contexte.
Langage formel et informel
Lorsque vous devez répondre à un client mécontent par mail en anglais, ce n’est peut-être pas un inconnu mais un client avec qui vous avez une relation relativement proche. Dans ce cas, être trop formel peut sembler étrange, alors jetez un œil aux différences entre ces phrases qui ont essentiellement le même sens ;
| Formel | Informel |
| On behalf of | For |
| Unprofessional conduct | Unfortunate behaviour |
| Please accept my sincere apologies for | I’m really sorry for |
| You have my assurance that | You can be sure that |
| I will resolve the matter to your satisfaction | I will put things right |
| To compensate for the inconvenience caused | To say sorry |
| Regarding the incident | About what happened |
| If I can be of further assistance | If there’s anything else I can do |
| Do not hesitate to contact me | Please get in touch |
Maintenant que nous avons vu ces phrases, examinons la langue dans son contexte. Voyez si vous pouvez voir quel e-mail est l’email formel et lequel est l’informel.
EMAIL 1
EMAIL 2
Comment améliorer vos compétences en rédaction d’e-mails
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Une dernière remarque importante pour répondre à un client mécontent par mail en anglais !
N’oubliez pas qu’en anglais, le mot « matter » ou « issue » est une façon plus formelle de dire « problème » ! Evitez le langage négatif autant que possible !
