Anglais professionnel: Être poli et formel

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Introduction

Comment être formel, poli et professionnel en anglais ? Lorsque vous travaillez en anglais, la langue que nous utilisons avec nos collègues peut être très différente de celle utilisée lorsque vous parlez à des clients ou même à votre chef. Dans cet article, nous examinerons le langage que nous utilisons lorsque nous sommes obligés être polis et diplomates. Quand vous êtes d’accord avec tout le monde et que tout le monde est sur la même page, c’est facile, vous pouvez dire plus ou moins ce que vous voulez, mais c’est quand vous devez être en désaccord et essayer d’influencer les gens, de changer d’avis, c’est quand il faut prendre du recul et réfléchir à ce qu’il faut dire. Dans cet article, je vais vous donner quelques phrases et expressions clés à cet effet.

 

Quel niveau de formalité ? 

Avant d’arriver au fond des choses, il est important de discuter des moments où l’on doit être formel et poli lorsque vous utilisez l’anglais professionnel. De toute évidence, chaque culture est différente et vous pouvez peut-être traiter avec des non-locuteurs natifs de pays ayant des coutumes différentes en matière de formalité. Cependant, dans les pays anglophones, nous sommes plus informels que dans les pays d’Europe continentale et d’Asie, en particulier aux États-Unis. Normalement, nous passons aux prénoms assez rapidement et, après l’ouverture d’un dialogue, nous aimons garder les choses relativement simples. Une bonne règle lors de l’envoi d’un courrier électronique consiste à utiliser « Dear Sir/Madame » pour un premier e-mail, puis à utiliser « Hi John », etc. Si vous avez un statut élevé, vous pouvez vous en tenir à « Dear Sir ».

 

Ne soyez pas trop direct

Nous n’aimons pas être trop direct lorsque nous demandons quelque chose, nous devons donner à l’autre personne la possibilité de dire « no ». Lorsque vous demandez à quelqu’un, lorsque des mesures doivent être prises, nous pouvons utiliser « Can you? », par exemple « Can you talk to John? », C’est bien de parler à des collègues, mais pour éviter de marcher sur ses pieds, il est préférable d’utiliser Une phrase du type « Would you mind speaking to John? » ou « I was wondering if you could speak to John? » – « I was wondering » est une phrase très importante à retenir lorsque vous souhaitez faire une demande.

 

Utilisez les verbes modaux

Il est important d’utiliser les verbes modaux pour  être formel et poli lorsque vous utilisez l’anglais professionnel. Lorsque vous demandez la permission, normalement à des personnes de statut élevé, il est bien sûr possible de dire « Could I », par exemple « could I take a look at your notes from the meeting? ». Ici, il vaut mieux utiliser quelque chose comme: « Would it be a problem for you if I took a look at your notes? ». Remarquez comment le verbe « take » est au passé. Ici, nous utilisons le 2e conditionnel. Si vous utilisez « would » et « if », alors c’est normalement la deuxième condition et la deuxième partie de la phrase est past simple – if I was rich, I would buy a mansion. Dans une phrase du type « could I use the expense account? », Nous pourrions dire « I wonder if I could use the expense account? ».

Lorsque vous souhaitez offrir de l’aide ou faire une suggestion, ce qui est évidemment une tentative subtile pour obtenir ce que vous voulez, nous pouvons utiliser une phrase telle que « Can I speak to John ? ». Ici, nous ferions mieux d’utiliser « Would it help if I spoke to John? » Ou même mieux « Would you like me to speak to John? ». De plus, en anglais, utiliser « we » est un bon moyen de paraître moins direct et moins égocentrique – nous avons même le « we » royal, célèbre employé de la reine Victoria. Mais pourquoi ne pas essayer des phrases telles que « Why don’t we speak to John? » Ou « Perhaps we should speak to John ? », Même si vous parlez de vous. Si vous souhaitez lire plus sur les verbes modaux, voici notre article, ou si vous préférez vous tester, essayer ces exercices

 

Ne dites jamais rien…vraiment 

Enfin, il est important d’être vague en anglais. Ne soyez jamais trop concret. Nous dirions toujours « it seems to be » et non « it is », de même « There seems to be » est toujours mieux que « there is/are ». Au lieu de « we need to », utilisez « it might be a good idea to ». Les Anglais utilisent ce flou pour amortir les éventuelles mauvaises nouvelles ou déceptions, les Américains sont un peu plus directs. Les Anglais sont aussi des experts en comparution pour être d’accord avec vous, alors que nous pensons que vous êtes à un million de kilomètres. Méfiez-vous de la phrase « I can see what you’re saying but … », vous pensez peut-être que nous sommes d’accord avec votre argument, mais en réalité, nous pensons « You’re so wrong! ».

Voilà nos astuces pour  être formel et poli lorsque vous utilisez l’anglais professionnel !

 

 

ENGLISH VERSION

Being polite and formal in English

Introduction 

When doing business in English, the language we use with our colleagues can be very different to that of when speaking with clients or even your boss. In this article we will examine the language we use when being polite and diplomatic. When you are agreeing with everyone and everyone is on the same page, it’s easy, you can say more or less whatever you like, yet it is when you need to disagree and try and influence people, change their minds, that’s when one needs to take a step back and think carefully about what to say. In this article, I will give you some key phrases and expressions for this very purpose.

 

When to be formal

Before we get to the nitty gritty, it is important to discuss when one needs to be formal. Obviously, every culture is different, and you may well be dealing with other non-native speakers from countries with different customs on formality. However, in anglophone countries, we are more informal compared to continental European and Asian countries – especially in the Unites States. We normally move onto first names relatively quickly and after a dialogue has been opened, we like to keep things relatively casual. A good rule when emailing is to use “Dear sir/madam” for a first email, then thereafter use “Hello John” etc. Only when dealing with someone who has a high status you may want to stick with “Dear sir”.

 

Don’t be too direct

We don’t like to be too direct when asking something, we must give the other person the option to say “no”. When making a request of someone, when action needs to be taken, we could use “can you” for example “can you speak to John?”, this is fine when speaking to colleagues but to avoid stepping on toes, it’s better to use a phrase like “would you mind speaking to John?” or “I was wondering if you could speak to John?” – “I was wondering” is a very important phrase to remember when you want to make a request.

 

Use modal verbs

When asking permission, normally from people of higher status, of course it is possible to say, “could I”, for example “could I take a look at your notes from the meeting?”. Here it is better to use something like “Would it be a problem for you if I took a look at your notes?”. Notice how the verb “take” is in the past tense. Here we are using the 2nd Conditional. If you use “would” and “if”, then it is normally it is the 2nd Conditional and second part of the sentence is in the past simple – If was rich, I would buy a mansion. In a sentence like “could I use the expense account?”, we might say “I wonder if I could use the expense account?”.

When you wish to offer help or make a suggestion, which is obviously a subtle attempt to get what you want, we may use a phrase such as “Can I speak to John?”. Here we would be better to use “Would it help if I spoke to John?” or even better “Would you like to me to speak to John?”. Furthermore, in English using “we” is a good way to seem less direct and less ego-centric – in fact we even have the royal “we”, famously employed by Queen Victoria. But why not try phrases such as “Why don’t we speak to John?” or “Perhaps we should speak to John?”, even though you may be talking about you.

 

Don’t say anything…really

Finally, it is important to be vague in English. Never be too concrete. We would always say “it seems to be” and not “it is”, similarly “there seems to be” is always better than “there is/are”. Instead of “we need to”, use “it might be a good idea to”. The English use this vagueness to cushion any possible bad news or disappointment, Americans are a little more direct. The English are also experts at appearing to agree with you, when in fact we think you’re a million miles off. Beware of the phrase “I can see what you’re saying but…”, you may well think that you have got your point across nicely, but in reality, we’re saying “You’re so wrong!”. 

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